Wenn die Band die Bühne verlässt und für die Fans der Konzertabend endet, beginnt hinter den Kulissen der eigentliche Kraftakt. Eine Konzerttournee bedeutet weit mehr als Musik, Licht und große Shows. Tourbusse, Trucks, Technik, Crew, Zeitpläne und kilometerlange Nachtfahrten greifen jeden Tag ineinander, damit am nächsten Abend in der nächsten Stadt wieder alles punktgenau funktioniert.
Konzerttournee und Tour Logistik: Wenn nach der Zugabe der Wettlauf gegen die Uhr beginnt
Kurz vor 23 Uhr steht die Band noch auf der Bühne in einer Arena in Hamburg. Selbst die scheinbar spontane Zugabe ist längst in den Ablauf einkalkuliert. Der letzte Song muss rechtzeitig enden, denn Konzertveranstaltungen folgen einem genauen Zeitplan. Curfews, Personal, Abbau, Transport und die nächste Show hängen unmittelbar voneinander ab. Kaum verlassen die Zuschauer die Arena, läuft hinter den Kulissen bereits ein zweiter, wesentlich weniger glamouröser Countdown. Der nächste Tourstopp ist in Wien. Für Tourbusse, Trucks und Crew bedeutet das eine Fahrt von mehreren Hundert Kilometern, während am folgenden Abend bereits die nächste Show auf dem Programm steht.
Damit beginnt eine perfekt getaktete Choreografie aus Menschen, Material, Bussen, Trucks und teilweise auch Flugzeugen. Band, Crew und komplette Bühnenproduktion müssen nicht nur rechtzeitig in der nächsten Stadt ankommen. Dort muss aus einer weitgehend leeren Arena innerhalb weniger Stunden wieder eine vollständige Konzertproduktion entstehen. Das ist eine der größten Herausforderungen der Tour Logistik. Für die Fans beginnt ein Konzert am Abend, wenn die Lichter ausgehen und die Band die Bühne betritt. Für die Menschen hinter der Show ist der Auftritt dagegen nur ein Teil eines nahezu durchgehenden Arbeitsablaufs.
Die Vorbereitung auf den nächsten Tourtag beginnt sogar, bevor der aktuelle Auftritt vorbei ist. Während draußen noch Musik läuft, sitzt der Tourmanager bereits mit dem örtlichen Veranstalter zusammen. Einnahmen aus Ticket und Merchandise werden mit Kosten verrechnet, Details geprüft und die finanzielle Abrechnung des Konzertabends abgeschlossen. So emotional Live Musik für Fans ist, eine Konzerttournee ist gleichzeitig ein Unternehmen auf Rädern. Große Arenen wie die in Hamburg fassen viele Tausend Menschen, entsprechend viel Geld hängt an einem einzigen Konzert. Neben den Einnahmen aus Ticketverkauf und Merchandise stehen zahlreiche Ausgaben. Dazu gehören Personal, Transport, Technik, Energie, Catering, Hotelzimmer und die komplette Versorgung im Backstage Bereich. Erst wenn die Zahlen geklärt sind und die Band die Bühne verlassen hat, richtet sich die gesamte Aufmerksamkeit auf den Abbau und die Fahrt zum nächsten Konzert.
Je größer die Bühnenproduktion, desto komplizierter wird dabei die Frage, wie eigentlich alle Beteiligten von Hamburg nach Wien kommen. Eine große Konzerttournee kann ihre Mannschaft dafür in verschiedene Gruppen aufteilen. Zur sogenannten A Party gehören Hauptkünstler, ihre Bandmitglieder, das direkte Management, die Tourleitung, persönliche Assistenten und Bodyguards. Die B Party besteht unter anderem aus Background-Sänger, Tänzer, Gastmusiker, Stylisten, Maskenbildner und das engere Produktionsteam. Die C Party umfasst die Tontechniker, Lichttechniker, Stage Manager, Rigger, das Catering-Personal und die Lkw-Fahrer. Alle müssen am nächsten Tourstopp ankommen, aber nicht zwingend auf demselben Weg.
Der Künstler kann nach dem Konzert direkt zum Flughafen gebracht werden und zum nächsten Tourstopp fliegen. Weitere Musiker und Performer fahren dagegen mit dem Tourbus weiter. Je nach Ausstattung können darin bis zu 18 Personen Platz finden. Geschlafen wird in übereinander angeordneten Kojen, während der Bus bereits auf dem Weg zur nächsten Arena ist. Für einen großen Teil der Crew beginnt zu diesem Zeitpunkt allerdings erst die körperlich anstrengendste Phase des Abends.
Loadout, Tourbus und Trucks: So zieht eine komplette Rock Show über Nacht weiter
Was die Crew wenige Stunden zuvor aufgebaut hat, zerlegt sie direkt nach dem Konzert wieder. Gitarrentechniker verstauen die Instrumente, Rigger demontieren Teile der Konstruktion und die Technikteams packen Audio, Video und Lichttechnik zurück in ihre Cases. Anschließend rollen Stagehands und Crew Bühnenmaterial, Produktionsausstattung und weiteres Equipment in einer genau festgelegten Reihenfolge in die bereitstehenden Trailer.
Beim Loadout einer Konzerttournee zählt deshalb nicht nur Geschwindigkeit. Die Crew muss auch genau planen, wie sie das Material verstaut. Alles, was sie am nächsten Morgen beim Konzert Aufbau zuerst benötigt, muss schnell erreichbar sein. Cases, Instrumente, Traversen und technisches Equipment landen deshalb nicht wahllos im Truck. Schon beim Abbau plant die Crew mit, in welcher Reihenfolge sie die Produktion in Wien wieder auslädt und aufbaut.
Beim Loadout arbeitet die Tourcrew mit lokalen Stagehands zusammen. In Hamburg unterstützt also teilweise eine andere Mannschaft als am folgenden Tourtag in Wien. Die lokalen Helfer reisen nicht mit der Band weiter, sorgen aber dafür, dass die Crew eine große Bühnenproduktion innerhalb weniger Stunden abbauen und verladen kann. Von außen wirkt dieser Ablauf schnell wie kontrolliertes Chaos. Cases rollen durch den Backstage Bereich, Techniker verstauen Instrumente, Kabel verschwinden in Kisten, Rigger zerlegen Teile der Bühne und die Trucks warten bereits an den Laderampen. Dahinter steckt jedoch ein klarer Plan. Jeder Handgriff folgt einer festgelegten Reihenfolge, damit das Equipment schnell im Truck landet und am nächsten Tourstopp ebenso effizient wieder herauskommt.
Während die Konzert Crew arbeitet, haben die Fahrer von Tourbussen und Trucks einen völlig anderen Tagesrhythmus. Sie haben die Show häufig überhaupt nicht gesehen, weil sie während des Konzerts schlafen. Das ist kein Luxus, sondern ein wesentlicher Bestandteil der Tourplanung. Die verfügbare Fahrzeit ist bei einer Konzerttournee eine der kritischsten Ressourcen überhaupt. Fahrer können nicht unbegrenzt unterwegs sein. Fahrzeiten und vorgeschriebene Ruhephasen müssen deshalb exakt in den Tourplan eingerechnet werden.
Die nächste Etappe führt von Hamburg nach Wien. Bei der Planung zählt nicht nur die reine Fahrzeit. Die Tourleitung muss auch Baustellen, Verkehr, Pausen und mögliche Verzögerungen einkalkulieren. Schon eine kleine Verspätung kann den gesamten nächsten Konzerttag durcheinanderbringen. Deshalb legt das Team die Abfahrtszeit genau fest. Nutzt die Tour ihre verfügbare Fahrzeit ungünstig, fehlt später möglicherweise genau die Zeit, die sie für die pünktliche Ankunft in Wien braucht. Fahren die Trucks zu spät los, verkürzt sich wiederum das Zeitfenster für den Konzert Aufbau. Dabei können die Fahrzeuge mit der Bühnenproduktion nicht einfach irgendwann im Laufe des Tages ankommen. Viele Arbeitsschritte greifen direkt ineinander und bauen aufeinander auf.
Zuerst müssen die Traversen hängen, damit die Lichttechnik eingerichtet werden kann. Danach braucht das Audiosystem seine Freigabe für den Soundcheck. Spätestens zum Einlass müssen schließlich Bühne, Licht, Ton, Video, Security und Backstage Organisation reibungslos zusammenspielen. Eine Verspätung kann sich deshalb durch den gesamten Tag ziehen. Das zeigt, wie eng getaktet die Logistik einer großen Konzerttournee tatsächlich ist. Eine gut besuchte oder ausverkaufte Show in Wien lässt sich nicht einfach um ein paar Stunden nach hinten verschieben. Venue, Personal, Catering, Ticketing, Security und Publikum folgen einem festen Zeitplan.
Tourplanung und Rider: Eine Konzerttournee beginnt Monate vor der ersten Show
Dass dieser tägliche Ablauf überhaupt funktioniert, liegt an einer enormen Vorbereitung. Eine große Konzerttournee entsteht nicht wenige Wochen vor dem ersten Auftritt. Die Planung kann sich über viele Monate ziehen und bereits bis zu ein Jahr vor dem eigentlichen Tourstart beginnen. Noch lange bevor der erste Truck beladen wird, verhandeln Agenten mit Veranstaltungsorten über Termine, Gagen und Umsatzaufteilungen. Vereinbarungen gehen zwischen den Beteiligten hin und her, bis die wirtschaftlichen und organisatorischen Eckpunkte der Tour feststehen. Auch die Route der Konzerttournee ist entscheidend. Welche Städte können sinnvoll miteinander verbunden werden? Wie weit liegen die Venues auseinander? Welche Strecken können Busse und Trucks über Nacht bewältigen? Wo sind freie Tage notwendig? Wann müssen Fahrzeuge, Technik und Crew am nächsten Ort eintreffen? Eine schlecht geplante Tourroute kann später kaum noch kompensiert werden.
Sobald die Konzerttermine stehen, beginnt die Detailarbeit. Der Tourmanager stimmt Daten mit Bus und Truckvermietern ab und entscheidet, welche Fahrzeugkonfiguration die Produktion benötigt. Produktionsmanager und Bühnenmanager sammeln parallel Informationen über jede einzelne Venue. Wo können die Trucks stehen? Wo werden die Tourbusse angeschlossen? Wie groß ist die Ladezone? Welche Stromanschlüsse stehen zur Verfügung? Welche Audio und Videotechnik ist bereits vorhanden? Wo befinden sich Produktionsbüros und Backstage Räume? Wie gelangt das Equipment vom Truck auf die Veranstaltungsfläche? Solche Fragen müssen lange vor der Ankunft beantwortet sein.
Ein zentrales Werkzeug der Tourplanung sind die verschiedenen Rider. Sie enthalten Anforderungen der Produktion und können sich auf Technik, Rigging, Backstage, Catering, Hotels und zahlreiche weitere Bereiche beziehen. Ein Rider ist dabei weit mehr als die berühmte Liste mit Snacks und Getränken, auf die das Thema häufig reduziert wird. Für eine große Tour können darin sehr praktische und logistisch wichtige Informationen stehen. Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt? Wie muss der Backstage Bereich aufgebaut sein? Welche Räume braucht die Crew? Welche Anforderungen gibt es bei der Unterbringung? Diese Dokumente sind nicht einmal geschrieben und dann erledigt. Sie können sich während der Tour verändern und noch Wochen oder Tage vor der Ankunft aktualisiert werden.
Auch Hotels sind ein wichtiger Teil der Tour Logistik. Dabei geht es nicht einfach darum, eine bestimmte Zahl von Zimmern zu reservieren. Benötigt die Crew einen Late Check out? Müssen tagsüber Zimmer für Fahrer bereitstehen, die nachts weiterfahren? Gibt es Baustellen in der Nähe des Hotels? Welche Allergien oder Ernährungsanforderungen müssen berücksichtigt werden? Wie sollen die Zimmerschlüssel vorbereitet und verteilt werden? Bei bekannten Künstlern kommen weitere Fragen hinzu. Hintereingänge oder Serviceaufzüge können notwendig sein, damit der Artist nicht durch öffentliche Bereiche des Hotels laufen muss.
Auch die Umgebung kann wichtig werden. Gibt es geeignete Parkmöglichkeiten für einen Tourbus? Kann ein großes Fahrzeug überhaupt vor dem Hotel stehen? Was befindet sich in der Nähe, wenn die Crew einen freien Tag hat? All diese vermeintlich kleinen Details entscheiden mit darüber, ob die Konzerttournee funktioniert. Je besser die Vorbereitung, desto weniger Probleme müssen am eigentlichen Konzerttag gelöst werden. Denn sobald die Trucks an der Arena eintreffen, beginnt ein Zeitplan, in dem kaum Platz für größere Überraschungen bleibt.
Konzert Aufbau und Rigging: Wie aus einer leeren Arena eine Rock Bühne wird
Nach der Nachtfahrt rollen Tourbusse und Trucks am nächsten Morgen in Wien ein. Die Fahrer ziehen sich anschließend zurück und bekommen ihre notwendige Ruhezeit. Für einen großen Teil der Konzert Crew beginnt dagegen bereits der nächste Arbeitstag. Zu den ersten Personen im Gebäude gehören Produktionsleitung, Produktionskoordination, Sicherheitsverantwortliche und leitende Rigger. Auch das Catering läuft zu diesem Zeitpunkt bereits. Eine lokale Firma hat Frühstück vorbereitet, damit die Crew vor dem Aufbau versorgt ist.
Danach folgt gemeinsam mit dem örtlichen Venue Team ein Walkthrough durch die Arena. Dabei wird festgelegt, wie der gesamte Konzerttag ablaufen soll und welcher Bereich welche Funktion bekommt. Räume, die bei einer Sportveranstaltung einen völlig anderen Zweck haben, werden für wenige Stunden Bestandteil einer mobilen Konzertproduktion. Anschließend werden Day Sheets im Backstage Bereich verteilt und aufgehängt. Sie enthalten wichtige Zeiten und Eckpunkte des Tages. Gleichzeitig bekommen die Räume ihre temporären Aufgaben. Ein Bereich wird zum Produktionsbüro. Andere Räume werden zu Künstlergarderoben oder Arbeitsplätzen der Support Acts. Dazu kommen Lagerflächen für leere Roadcases und zusätzliches Equipment.
Auch Wardrobe und Kostümabteilung benötigen eigene Arbeitsbereiche. Wegweiser helfen der Crew dabei, Produktionsbüro, Garderoben, Duschen und andere wichtige Räume zu finden. Das klingt nach einem kleinen Detail. Auf einer Tour, bei der Menschen täglich in einer anderen Arena arbeiten und gleichzeitig mit Schlafmangel und langen Arbeitstagen umgehen müssen, kann eine eindeutige Orientierung jedoch entscheidend sein. Innerhalb kurzer Zeit entsteht hinter den Kulissen eine kleine temporäre Infrastruktur, die nach dem Konzert wieder komplett verschwindet.
Noch bevor der eigentliche Aufbau richtig Fahrt aufnimmt, trifft das Produktionsteam eine weitere wichtige Entscheidung. Der Ticketverkauf kann mitbestimmen, wo die Bühne in der Arena steht. Sind weniger Tickets verkauft, rückt das Team die Bühne weiter nach vorn und blendet Teile der Tribüne aus. So wirkt der besetzte Bereich kompakter und die Halle voller. Läuft der Vorverkauf dagegen besonders stark oder ist die Show ausverkauft, schiebt die Produktion die Bühne weiter zurück. Dadurch entstehen zusätzliche Sichtplätze und mehr Kapazität auf dem Innenraum. Selbst die Position der Konzertbühne beeinflusst also, wie viele Tickets sich verkaufen lassen.
Diese Entscheidung muss allerdings früh fallen. Denn sobald der Konzert Aufbau begonnen hat, wird jede größere Veränderung aufwendig. Eine Arena ist schließlich nicht automatisch eine fertige Konzert Venue. Sie bietet Tribünen, Dachkonstruktion und Bodenfläche. Bühne, Licht, Lautsprecher, Video Screens und weitere Showelemente müssen innerhalb weniger Stunden installiert und an die jeweilige Halle angepasst werden.
Ein wichtiger Teil dieses Konzert Aufbaus ist das Rigging. Dabei werden unter anderem Lichttechnik, Lautsprecher, Screens und Traversen sicher über Bühne und Publikum befestigt. Je nach Größe der Arena Tour können dafür mehrere Dutzend bis über 100 Anschlagpunkte notwendig sein. Die mitreisenden Spezialisten arbeiten dabei mit zahlreichen lokalen Riggern zusammen. Da jede Arena anders aufgebaut ist, müssen Positionen, Tragpunkte und Höhen immer wieder neu angepasst werden. Was in der Hamburger Arena funktioniert hat, muss in Wien an die Bedingungen der nächsten Venue angepasst werden. Für das Publikum soll die Bühnenproduktion trotzdem möglichst gleich aussehen.
Sicherheit und Präzision haben dabei höchste Priorität. Schließlich hängen wenige Stunden später große Teile der Konzerttechnik über Musikern, Crew und Tausenden Fans. Trotz des Aufwands bleibt nur wenig Zeit. Große Teile von Rigging und Bühnenaufbau müssen innerhalb weniger Stunden abgeschlossen sein, damit Licht, Ton und Video anschließend ihre Systeme fertigstellen können. Danach folgt meist nur eine kurze Pause, bevor der nächste Abschnitt des Konzerttages beginnt.
Trotz monatelanger Planung lässt sich allerdings nicht jede Kleinigkeit vorhersehen. Deshalb gehören zu lokalen Teams häufig auch sogenannte Runner. Ihre Aufgabe ist es, kurzfristig Dinge zu besorgen, die am Konzerttag plötzlich benötigt werden. Das kann etwas völlig Banales wie ein bestimmter Snack für den Backstage Bereich sein. Es kann aber auch ein für die Show benötigtes Teil sein, etwa neue Gitarrenplektren. Auf einer Konzerttournee kann deshalb selbst ein Gegenstand, der normalerweise nur wenige Euro kostet, innerhalb weniger Minuten zu einem wichtigen Teil der gesamten Tour Logistik werden.
Soundcheck, Security und Backstage: Die letzten Stunden vor dem Konzert
Am Nachmittag kommt schließlich der Künstler in die Arena. Jetzt zeigt sich, ob der Konzert Aufbau der vergangenen Stunden funktioniert hat. Der Soundcheck ist einer der entscheidenden Meilensteine des Tages. Dabei werden nicht einfach nur ein paar Songs gespielt. Das Monitoring auf der Bühne muss so eingestellt werden, dass die Musiker sich selbst und die anderen Bandmitglieder richtig hören können. Gleichzeitig wird das PA System auf die jeweilige Venue und die Musik abgestimmt. Denn obwohl eine Konzerttournee jeden Abend möglichst dieselbe Show präsentiert, ist keine Arena identisch.
Raumgröße, Akustik, Deckenhöhe und technische Gegebenheiten verändern sich von Stadt zu Stadt. Eine Rock Show in Wien stellt Toningenieure und Produktion vor andere Voraussetzungen als das Konzert am Abend zuvor in der Hamburg. Die Aufgabe der Crew besteht darin, diese Unterschiede auszugleichen und dem Publikum trotzdem jeden Abend ein möglichst gleichbleibendes Konzerterlebnis zu bieten.
Während der Soundcheck läuft und die letzten technischen Details angepasst werden, rückt auch die Security stärker in den Mittelpunkt. Die Sicherheitsleitung der Tour stimmt sich mit dem lokalen Sicherheitspersonal ab. Dabei wird unter anderem festgelegt, welche Zugangspässe für welche Bereiche gelten. Wer darf auf den Innenraum und wer Backstage? Für VIP Bereiche gelten wiederum eigene Zugangsregeln. Besonders streng kontrolliert die Security außerdem die Bereiche rund um die Garderobe des Künstlers.
Auch geplante Interaktionen zwischen Band und Publikum werden vorher besprochen. Wenn ein Musiker während der Show Fans auf die Bühne holen möchte, muss das örtliche Security Team davon wissen. Gleiches gilt für andere Momente, bei denen sich der Künstler in Richtung Publikum bewegt oder die normale Trennung zwischen Bühne und Zuschauerraum kurz aufgehoben wird. Was für die Fans während einer Show vollkommen spontan wirkt, ist hinter den Kulissen deshalb häufig längst Thema einer Besprechung gewesen.
Je näher der Einlass rückt, desto mehr greifen die einzelnen Bereiche der Konzertproduktion ineinander. Die Lichtabteilung aktiviert die vorbereitete Beleuchtung für den Einlass. Musik läuft über die PA. Security nimmt ihre Positionen ein. Backstage werden die letzten Vorbereitungen getroffen. Dann öffnen sich die Türen. Für die Fans beginnt jetzt der Konzertabend. Für die Tourcrew erreicht ein fast 24 stündiger Kreislauf lediglich seinen nächsten Abschnitt.
In wenigen Stunden steht die Band wieder auf der Bühne. Danach wird erneut abgerechnet, zerlegt, gepackt und gefahren. Die Tourbusse rollen weiter, die Trucks transportieren die Bühnenproduktion zur nächsten Arena und dort beginnt der Konzert Aufbau wieder von vorne. Das ist die vielleicht beeindruckendste Leistung hinter einer großen Konzerttournee. Tausende Menschen erleben jeden Abend eine Rock Show, die möglichst so wirken soll, als wäre sie nur für diese eine Arena entstanden. Licht, Sound, Bühne und Inszenierung sollen stimmen, egal ob die Band in Hamburg, Wien oder am nächsten Tourstopp spielt.
Tatsächlich ist jedes Konzert das Ergebnis einer mobilen Infrastruktur aus Tourmanagern, Produktionsleitern, Stagehands, Tourbus Fahrern, Truck Fahrern, Technikern, Riggern, Sicherheitsleuten, Caterern, Runnern und vielen weiteren Beteiligten. Sie planen Monate im Voraus, arbeiten teilweise während die Fans noch in der Halle feiern und sorgen dafür, dass eine komplette Bühnenproduktion innerhalb weniger Stunden verschwinden und Hunderte Kilometer entfernt wieder entstehen kann.
Die Band steht im Rampenlicht. Doch bevor dieses Licht überhaupt angeht, haben hinter der Bühne längst Dutzende Menschen dafür gesorgt, dass die Show stattfinden kann.
